Digitale Entgeltabrechnung und weitere Services

Claudia, was bedeutet diese Umstellung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Das bedeutet, dass zukünftig jeder Beschäftigte in Deutschland nicht mehr per Post seine aktuelle Lohn- oder Gehaltsabrechnung erhält, sondern diese innerhalb eines neuen^*, digitalen Systems jederzeit abrufen kann – in der Postbox.

Welche Vorteile hat das?

Einige. Für Mitarbeiter ist es einfach praktisch, jederzeit und von überall auf die Nachweise zugreifen zu können und sie gesammelt an einem Ort zu haben – und das auch, falls sie irgendwann das Unternehmen verlassen. Wir müssen außerdem nicht mehr in dem Ausmaß drucken und versenden. Dadurch gehen wir mit der Zeit, sparen Papier und Porto. Deshalb ist es unser Ziel, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die digitale Zustellung umsteigen.

Was kann die Postbox noch?

Die Postbox ist nicht nur eine Ablage für die Entgeltbelege, sondern kann gleichzeitig auch als Ablagesystem für weitere persönliche Dokumente genutzt werden. Das können zum Beispiel Unterlagen von Versicherungen und Krankenkassen sein. Das Abheften kann man sich so zukünftig sparen. Zudem kann weiterer Speicherplatz kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Wie kann man sich anmelden?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Anschreiben mit allen wichtigen Informationen bereits bis Ende Januar erhalten. Persönliche Zugangsdaten wurden bereits angelegt. Um das Konto zu aktivieren, ist nur noch die Angabe einer privaten E-Mail-Adresse notwendig. Dann kann es losgehen und die Nachweise, z.B. die Lohnsteuerbescheinigung 2023, werden über die App „d.velop postbox“ zugestellt. Unsere erste Nutzerin hat sich bereits sehr zufrieden mit dem System gezeigt.

Wer ist das?

Unsere Datenschutzbeauftrage Christiane Steinmetz. Sie hatte natürlich ein besonderes Interesse daran, dass da alles stimmig ist. Die Unterlagen liegen sicher in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Christiane rät allen Nutzern, zur Sicherheit ihrer Daten, in ihrer Postbox die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Eine Anleitung zur Einrichtung ist im Anschreiben zur Postbox enthalten.

^*Die Entgeltnachweise in SAP Fiori sind noch bis zum 15. März 2024 abrufbar. Jeder, der sich bis zum 15. März in der Postbox anmeldet, kann dort rückwirkend die Lohnzettel ab September 2023 einsehen.